Obveze stvaratelja i posjednika gradiva

Stvaratelj gradiva je tijelo javne vlasti, pravna ili fizička osoba ili grupa osoba koja obavlja određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo.

Posjednik gradiva je tijelo javne vlasti, pravna ili fizička osoba ili grupa osoba koja je vlasnik ili posjednik gradiva, odnosno, koja njime upravlja.

Obveze stvaratelja i posjednika javnog i privatnog arhivskog i dokumentarnog gradiva propisane su Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019, 114/2022) te utvrđene Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020).

Odnose se na uvjete i način stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja i predaje dokumentarnoga gradiva arhivu. Podrazumijevaju prvenstveno osiguravanje fizičke zaštite gradiva, odnosno, primjerenih uvjeta, prostora, opreme i stručnog osoblja za pohranu i zaštitu svog gradiva. Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su izraditi Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom s Popisom dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja,  redovito dostavljati Popis cjelokupnog gradiva, redovito odabirati i izlučivati gradivo, predati arhivsko gradivo arhivu, osigurati pretvorbu arhivskog gradiva iz analognog u digitalni oblik te obavještavati arhiv o svim promjenama u vezi s gradivom kao i tražiti od istog mišljenje prije poduzimanja bilo kakvih mjera koje se odnose na gradivo.