Nadležni djelatnici Korisničke službe povratno će kontaktirati korisnike u roku od pet (5) radnih dana od dana zaprimanja zahjeva i obavjestiti korisnike o daljnjim postupanjima.
U slučaju da u Arhivu postoji sačuvano gradivo relevantno za korisničko traženje, u dogovoru s djelatnicima Korisničke službe arhiva se naručuje predmetno gradivo i dodjeljuje korisnicima termin za pregled gradiva u Čitaonici.
Zahtjev za korištenje arhivskog gradiva djelatnici Korisničke službe formiraju u internom web sustavu za evidentiranje korisnika i korisničkih zahtjeva te korisnici svojim potpisom ujedno potpisuju i Izjavu o vlastitim obvezama sukladno zakonskim propisima o korištenju arhivskog gradiva.
Korištenje arhivskog gradiva privremeno se može uskratiti ako je ono oštećeno, ako je u stručnoj obradi ili ako to gradivo već koristi drugi korisnik.
Odobrenje za pristup gradivu vrijedi samo za osobu koja je podnijela zahtjev, a prikupljeni osobni podaci štite se sukladno važećim propisima.
Arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji čijom je djelatnošću i radom nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.
Ukoliko korisnik nije u mogućnosti izvršiti uvid u gradivo u dogovorenom terminu, obvezan je o tome obavijestiti djelatnike Korisničke službe kako bi se izbjeglo ponavljanje cijelog postupka naručivanja.
Ukoliko se korisnik ne pojavi na dogovoreni termin i ne obavijesti djelatnike Korisničke službe o odsutstvu, gradivo se vraća sljedeći dan u spremište.
U Čitaonici se uz temeljni zahtjev za korištenje gradiva može podnijeti i zahtjev za istraživanje umjesto korisnika, zahtjev za posebno korištenje arhivskog gradiva (korištenje gradiva u svrhu objavljivanja, javnog prikazivanja, posudbu ili promidžbu), zahtjev za snimanje gradiva vlastitim uređajem te narudžbenice za izradu i/ili ovjeru preslika izvornog gradiva.
U Čitaonici se u jednom danu mogu dobiti na korištenje najviše pet (5) tehničkih jedinica gradiva ( mikrofilmska svitaka, kutija, knjiga ili svežnjeva) ne računajući obavijesna pomagala.
U Čitaonici se na korištenje može dobiti i knjižna građu za koju vrijede isti uvjeti korištenja i način naručivanja kao i za arhivsko gradivo.
