Obveze stvaratelja i imatelja gradiva

Obveze stvaratelja i imatelja javnog arhivskog i registraturnog gradiva određene su Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN br. 105/1997, 64/2000, 65/2009)  i podrazumijevaju obvezu fizičke zaštite, redovitog odabiranja i izlučivanja gradiva uz odobrenje nadležnog državnog arhiva te obvezu predaje arhivskog gradiva tom arhivu. Stvaratelji i imatelji privatnog arhivskog gradiva također su obvezni osigurati fizičku zaštitu gradiva te poštivati propisane uvjete pohrane gradiva i prometa gradivom. Državnom arhivu u Zagrebu treba se redovito dostavljati popis gradiva te javljati sve promjene u vezi s gradivom kao i tražiti od njega mišljenje prije poduzimanja bilo kakvih mjera koje se odnose na gradivo.

Fizička zaštita gradiva

Pod fizičkom zaštitom gradiva podrazumijeva se čuvanje gradiva u sređenom stanju i osiguravanje istog od oštećenja. Stvaratelji i imatelji obvezni su osigurati primjereni prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva u smislu odredbi Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva (NN br. 63/2004, 106/2007).

Dostava popisa gradiva

Svaki je stvaratelj i imatelj dužan temeljem Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva jednom godišnje nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduje sa stanjem na zadnji dan prethodne godine. Popis gradiva se dostavlja nadležnom arhivu u elektroničkom obliku radi ažurnijeg vođenja evidencija gradiva te boljih mogućnosti pretraživanja i iskoristivosti podataka.

Predviđena su dva načina dostave popisa u elektroničkom obliku: izravnim upisom u evidenciju dokumentacijskih zbirki imatelja koju vodi nadležni arhiv ili u obliku elektroničkog obrasca (xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa) koji je utvrdio Hrvatski državni arhiv.

Imatelji gradiva, koji se odluče za izravni upis u evidenciju dokumentacijskih zbirki imatelja koju vodi nadležni arhiv, nisu dužni voditi druge vlastite popise budući da u tom slučaju baza podataka ima i funkciju evidencije njihova gradiva. Baza podataka, u kojoj državni arhivi u Hrvatskoj vode evidencije o gradivu imatelja u nadležnosti arhiva, sastavni je dio nacionalnog arhivskog informacijskog sustava ARHiNET. Za korištenje aplikacije za unos i pretraživanje podataka potrebno je prethodno se registrirati putem nadležnog državnog arhiva.

Imatelji, koji se odluče za dostavu putem elektroničkog obrasca, popise dostavljaju u obliku xml datoteke kroz xml sheme koje se nalaze na mrežnim stranicama ARHiNET-a. (ARHiNET – dostava popisa gradiva) hiperlink i oni su nadalje dužni voditi vlastite popise.

Izrada pravilnika i posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja

Sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja gradiva imatelji uređuju svojim internim pravilnikom o zaštiti i obradi gradiva za čiju je primjenu potrebno ishoditi suglasnost nadležnog državnog arhiva.

U takvom internom pravilniku utvrđuje se: način uredskog poslovanja; način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi; način i rokovi interne primopredaje dokumentacije; način vođenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu; tehničko opremanje, označavanje i odlaganje gradiva; mjesto, uvjeti i način čuvanja arhivskog gradiva; način korištenja arhivskog gradiva; rokovi i postupak vrednovanja i izlučivanja gradiva; postupak uništavanja izlučenog gradiva; postupak predaje gradiva nadležnom arhivu te zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.

Kao sastavni dio pravilnika izrađuje se posebni popis gradiva s rokovima čuvanja – popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija obavljanjem kojih je gradivo nastalo s označenim rokom čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.

Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/2002) definirane su tri vrste popisa: opći, granski i posebni popis. Opći i granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva dok posebne popise, koji sadrže sve vrste gradiva nastalog djelovanjem određenoga stvaratelja, donosi svaki pojedini stvaratelj. Uz arhivske propise, posebni popisi s rokovima čuvanja trebaju biti usklađeni i s odgovarajućim propisima za pojedine djelatnosti te internim propisima stvaratelja.

Od lipnja 2012. godne imateljima je na raspolaganju Opći popis gradiva s rokovima čuvanja koji mogu koristiti kao pomagalo pri izradi vlastitih posebnih popisa gradiva s rokovima čuvanja. Primjenu posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja, kao i njegove izmjene, rješenjem odobrava nadležni državni arhiv.

Vrednovanje i kategorizacija

Vrednovanje je, kako to definira Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojeg će se čuvati određena vrsta gradiva te određuje postupak s tim gradivom nakon isteka roka čuvanja. Procijenjena vrijednost nekog zapisa može se odnositi na povijesnu ili drugu znanstvenu vrijednost, zatim vrijednost gradiva kao svjedoka o pojedinim društvenim funkcijama, određenim institucijama, pokretima, događanjima ili pojedincima, ali i vrijednost u smislu osiguravanja prava pojedinaca, skupina ili same države. Sam postupak provodi se temeljem kriterija po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te pojedinačna i šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku određenog roka.

Vrednovanje se provodi na dvije razine, prva razina odnosi se na vrednovanje stvaratelja gradiva, a druga na vrednovanje samog gradiva. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ne poznaje izuzeća od svojih odredbi te se on odnosi na cjelokupno gradivo što znači da svi pravni subjekti ulaze u cjelinu stvaratelja arhivskog gradiva. Međutim, sukladno svojoj važnosti i značaju svi stvaratelji gradiva ne tretiraju se jednako. Stoga, u svrhu racionalizacije vlastitih stručnih i prostornih kapaciteta, državni arhivi provode postupak vrednovanja stvaratelja na području svoje nadležnosti u vidu kategorizacija stvaratelja koja predstavlja osnovu nadzorne i akvizicijske politike svakog državnog arhiva. Za područje nadležnosti Državnog arhiva u Zagrebu vrijedi Kategorizacija stvaratelja gradiva u nadležnosti Državnog arhiva u Zagrebu.

Odabiranje i izlučivanje gradiva

Odabiranje gradiva je postupak definiran Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva  kojim se iz registraturnog gradiva odabire arhivsko gradivo, dok je izlučivanje postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

Stvaratelj je obvezan izraditi vlastiti posebni popis gradiva s rokovima čuvanja odobren od strane nadležnog državnog arhiva i imati sređeno i evidentirano cjelokupno gradivo kako bi mogao započeti postupak izlučivanja gradiva koji je dužan provoditi redovito i najmanje jednom u 5 godina.

Stvaratelji 1. i 2. kategorije obvezni su prigodom provođenja postupka dostaviti na odobrenje nadležnom državnom arhivu zahtjev za odobrenje izlučivanja gradiva na temelju kojeg je nadležni državni arhiv dužan izdati rješenje kojim izlučivanje u cijelosti ili djelomično odobrava ili ga odbija. Temeljem izdanog rješenja stvaratelj gradiva donosi odluku o izlučivanju i načinu uništavanja izlučenog gradiva o čemu se sastavlja zapisnik koji se dostavlja nadležnom državnom arhivu. Najčešće se gradivo uništava industrijskom preradom koju obavljaju za to registrirane tvrtke, no ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, poslovne i profesionalne tajne ili osobne podatke, valja voditi računa da pri postupku uništavanja ti podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Stvaratelji gradiva 3. kategorije mogu, ukoliko im je nadležni državni arhiv odobrio primjenu posebnog popisa gradiva, zatražiti izdavanje odobrenja za izlučivanje određenih dijelova gradiva i to na određeno vrijeme, bez obveze da ishode odobrenje za svako pojedino izlučivanje.

Nekategorizirani stvaratelji gradiva nisu obvezni pridržavati se ove procedure odnosno tražiti odobrenje nadležnog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, no svakako im se preporučuje izrada posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja i internog pravilnika o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva kao neizostavnih čimbenika učinkovitog upravljanja dokumentacijom.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja

Temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva Hrvatsko arhivsko vijeće je na 11. sjednici održanoj 28. svibnja 2012. donijelo Opći popis arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja. Opći popis gradiva s rokovima čuvanja ne bavi se cjelokupnom dokumentacijom koja nastaje radom određenog stvaratelja, već isključivo dokumentacijom koja nastaje obavljanjem općih, odnosno administrativnih funkcija zajedničkih svim stvarateljima gradiva, kao što su na primjer: upravljanje i organizacija, ljudski resursi, financije, upravljanje nekretninama, postrojenjima i opremom te informacijskim sustavima.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja je pomagalo pri izradi vlastitih posebnih popisa gradiva s rokovima čuvanja, a sami rokovi, kao i postupci s dokumentima po isteku tog roka navedeni, služe kao orijentir i mogu podlijegati revalorizaciji, odnosno ponovnoj procjeni u svakoj specifičnoj situaciji, to jest kod izrade i odobravanja svakog pojedinog posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja.

Predaja gradiva arhivu

Temeljem Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima stvaratelji i imatelji javnog arhivskog gradiva, kao i pravne i fizičke osobe koje posjeduju javno arhivsko gradivo, obavezni su nakon provedenoga postupka odabiranja i izlučivanja arhivsko gradivo predati nadležnome arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis gradiva koje je bilo predmetom predaje.
Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv od pravnih i fizičkih osoba na temelju darovanja, kupoprodaje ili pohrane. Obvezatan sastavni dio ugovora o darovanju, kupoprodaji ili pohrani jest popis preuzetog arhivskog gradiva s naznakom sadržaja, razdoblja nastanka i količine gradiva.

Stručni djelatnici u pismohrani

Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva utvrđuje da poslove na zaštiti i obradi arhivskog gradiva obavljaju stručno osposobljene osobe za te poslove. Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu te položeni stručni ispit iz arhivske struke ili za zaštitu i obradu arhivskog gradiva, sukladno propisima koji uređuju polaganje stručnih ispita. Program polaganja ispita, kao i ispitna literatura, propisani su Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama ( NN br. 93/2004), a ispit se polaže pred Povjerenstvom za stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva koje imenuje Hrvatsko arhivsko vijeće.

Državni arhiv u Zagrebu najmanje dva puta godišnje organizira seminare za pripremu ispita na kojima polaznici uz stručnu edukaciju dobivaju i potrebnu ispitnu literaturu. Seminari su namijenjeni djelatnicima u pismohranama kao i svim stručnim djelatnicima na poslovima zaštite i upravljanja dokumentacijom.

Povjerenstvo za stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva utvrdilo je ispitne rokove u 2015. godini te vrijeme i mjesto polaganja ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama za zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva.
Ispitni rokovi su objavljeni i dostupni na mrežnim stranicama Hrvatskog državnog arhiva na adresi: http://www.arhiv.hr/arhiv2/Edukacija/Strucni-ispiti-za-djelatnike-u-pismohranama/index.htm
Podijelite...Share on Facebook0Share on Google+0Tweet about this on Twitter